¿Cuántas
veces ha pasado por su cabeza: no tengo tiempo para llevar a cabo mis proyectos
de futuro?
En
este apartado expondré las bases para poder conseguir que sus pensamientos
cambien y pueda centrarse en todo aquello que busca y persigue. Lo primero y
básico es conocerse a usted mismo y descubrir qué quiere hacer; ya sean
proyectos, objetivos personales, etc. Una vez aclarado, podrá pasar al
siguiente paso: vaciar la memoria RAM (limitada) de su mente. Para ello, deberá
hacer listas sobre las acciones que tenga y quiera hacer.
Hablamos
de acciones, puesto que lo que hacemos no son los proyectos, sino las acciones
que estos conllevan. Si usted es capaz de convertir en algo habitual la
escritura de ideas, en listas, su mente se lo agradecerá y eliminará el estrés
que pueda provocarle.
CAPÍTULO I: LOS
CINCO PASOS PARA DOMINAR EL FLUJO DE TRABAJO
1)
Recopilamos cosas que nos llamen la atención (estas serán las
ideas que haya escrito en sus listas separadas por categorías: agenda,
recordatorios, trabajos, objetivos…)
2)
Procesamos lo que significan y lo que tenemos que hacer con
ellas
3)
Organizamos los resultados, que
4)
Evaluamos como opciones; de entre las que elegimos
5)
Hacer
1. RECOPILACIÓN
(¿Qué y cómo?)
a)
Reunir el 100%
de las tareas, proyectos… “incompletos”
b)
Como
herramientas para la recopilación puede utilizar:
o una bandeja, carpetas, cajones, etc.
o hojas en blanco, libretas para tomar notas, etc.
o aparatos electrónicos: pc, PDA, tablet, etc. (para
tomar notas); y buzón de voz, móbil, etc. (para grabar la voz)
o correo electrónico: que servirá de almacén
c)
Factores para
recopilar con éxito
1)
La información
debe estar fuera de nuestra cabeza à Sacarlo TODO
2)
Tener solo el
mínimo de “cestos de recopilación”
3)
Vaciarlos
periódicamente
2. PROCESAMIENTO (Ver
esquema)
Hacer
las cosas no requiere demasiado esfuerzo, en cambio decidir que hacer sí lo
requiere”
3. ORGANIZACIÓN
-
Lista de
proyectos
-
Lista de
recordatorios de las próximas acciones
-
Lista de
recordatorios de cosas que espero hacer
¿Qué
son los proyectos? Se tratan de cualquier resultado deseado que requiere una
acción de más de un paso. Se hacen pues, los pasos de las acciones relacionados
con él.
¿Qué
es la lista de proyectos? Es la recopilación de las metas que nos hemos fijado
para conseguir que las próximas acciones continúen avanzando correctamente en
sus respectivas direcciones.
-
Material de
apoyo del proyecto y archivos de consulta. Constará de:
o Un simple
índice
o Todos los
detalles, planes e información de apoyo que pueda necesitar cuando trabaje en
ellos (Tendrían que estar guardados independientemente)
-
Calendario o
agenda: Los recordatorios de acciones que tiene que hacer entran en dos
categorías:
o Los que tienen que ver con cosas que han de ocurrir
un día o una hora específicos
o Los relacionados con cosas que simplemente se han
de hacer lo antes posible
En la agenda pueden figurar tres cosas:
o Acciones que hay que realizar a una hora
determinada
o Acciones que hay que realizar un día determinado
o Información de un día determinado (Puede ser útil
para la fecha concreta)
Estas
listas deben, aun así, ser modificadas continuamente según el trabajo diario.
Por lo tanto, serán, más que nada, orientativas.
NOTA
IMPORTANTE: Si se escribe algo en
la agenda, debe hacerse ese día, o no hacerse.
¿Qué
es el material de consulta? Se trata de la información que se puede obtener
fácilmente cuando sea necesario. Suelen tener dos formas:
o Almacenamiento por tema y área específica
o Archivos de consulta general
4. EVALUACIÓN
Tiene
que ser capaz de revisar toda su vida y su trabajo a intervalos de tiempo y
niveles apropiados.
4.1.
¿Qué evaluar y cuándo?
Revisar:
-
Lista de
proyectos
-
Calendario o
agenda (Cosas que hay que hacer y prioritarias)
-
“Elementos de
espera”
Las
listas de “proyectos”, “a la espera”, o “algún día/tal vez” solo debe
revisarlas cuando sea necesario.
4.2. El
factor clave del éxito: la revisión semanal
De
todos los planes de proyectos activos, y listas de “Próximas acciones”,
“Agenda”, “A la espera” e incluso “Algún día/tal vez”. Esta revisión le
permitirá tener la mente despejada y que todos los aspectos a tratar han sido
recopilados, procesados y organizados.
La
revisión semanal deberá:
-
Reunir y
procesar todas las “cosas”
-
Revisar su
sistema
-
Poner al día
sus listas
-
Estar limpio,
despejado, al día y completo
5. HACER
5.1. Tres
modelos para elegir acciones
Estos
ayudarán a definir sus opciones de una manera más inteligente
Tenemos
que confiar en nuestra intuición cuando queremos elegir entre distintas
acciones. Una vez acabados los anteriores pasos, es el momento de poner en
acción su juicio intuitivo.
5.1.1. El modelo de cuatro criterios para
escoger acciones en el momento
1)
Situación.
Según la localización (ya que depende de una específica) y las herramientas de
mano.
2)
Tiempo
disponible
3)
Energías
disponibles (física y mental)
4)
Prioridad.
Según los criterios anteriores
5.1.2. El modelo triple para evaluar el
trabajo diario
1)
Hacer un
trabajo predefinido: Completar tareas previamente determinadas.
2)
Hacer el
trabajo a medida que surge
3)
Definir el
trabajo: Implica ordenar la “bandeja de entrada” y desglosar todo en pasos
sujetos a acción.
5.1.3. El modelo de seis niveles para
revisar su propio trabajo
Este
método utiliza valores de altitud para exponer estos seis niveles:
1)
15.000
metros: vida
2)
12.000
metros: perspectiva de 3 a 5 años
3)
9.000
metros: objetivos anuales o
bianuales
4)
6.000
metros: áreas de responsabilidad
5)
3.000
metros: proyectos actuales
6)
Pista de
aterrizaje: acciones actuales
6)
Se trata de todas las actuaciones que ha de llevar a cabo
5)
Resultados a corto plazo que quiere alcanzar
4)
Áreas clave en las que usted quiere alcanzar resultados y mantener unos
estándares; obligaciones implícitas respecto a cosas como la planificación
estratégica, etc.
3)
Lo que quiere experimentar en las diversas áreas de la vida y el trabajo en un
periodo de 1-2 años
2)
Implica pensar en categorías superiores: estrategias de organización,
tendencias
medioambientales,
circunstancias personales y profesionales.
1)
Esta es la “visión general”: objetivos, visiones, proyectos y acciones.
CAPÍTULO II: LAS
CINCO FASES DE PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS
“Hay
que pensar en las grandes cosas mientras se hacen las pequeñas para que estas
vayan en la dirección correcta”- Alvin Tofler
a) EL MODELO DE PLANIFICACIÓN NATURAL
Para
cumplir con prácticamente cualquier tarea, la mente sigue 5 pasos:
1)
Definir propósitos y principios
2)
Visualizar los resultados
3)
Generar lluvia de ideas
4)
Organizar
5)
Identificar las acciones siguientes
b) EL MODELO DE PLANIFICACIÓN NO NATURAL
Se
trata de tener una “buena idea” antes de definir los propósitos, crear una
visión y recopilar una gran cantidad de malas ideas iniciales. (Para conseguir
una buena idea tenemos que pensar en todas las ideas que se nos vengan a la
cabeza, aunque sean malas)
c) EL MODELO DE PLANIFICACIÓN REACTIVA
Planificaciones
urgentes de última hora.
En
este capítulo veremos las técnicas de planificación natural. Se divide en 5
fases:
1. PROPÓSITO:
¿Por
qué? - ¿Cuál es su propósito? Esta primera fase será la clave para:
-
Definir el
éxito
-
Generar
criterios para la toma de decisiones
-
Distribuir
recursos
-
Motivarnos
-
Clarificar el
enfoque
-
Hacer aumentar
las opciones
“Celebre
todos sus progresos; no espere a lograr la perfección” - Ann McGee Cooper
Dedicar
tan solo unos minutos a pensar y escribir la razón principal que tenemos para
hacer algo, nos permitirá obtener invariablemente una perspectiva más definida.
2. PRINCIPIOS
Definen
los parámetros de acción y los criterios para la óptima realización de la
tarea.
3. VISIÓN/ RESULTADO
La
visión permite avanzar una proyección real del resultado final. ¿Qué? y ¿Por
qué?: ¿Qué aspecto tendrá realmente este proyecto o esta situación cuando…?
(¿aparezca ante el mundo?)
“La
imaginación es más importante que el conocimiento” - Albert Einstein
Algo
automático sucede en su mente cuando crea una imagen clara de la que quiere y
se concentre en ella. A menudo deberá pues, imaginarse algo antes de poder
hacer que suceda en su vida.
“Yo
siempre quise ser alguien. Tendría que haber sido más concreta” - Lily Tomun
Una
de las habilidades más poderosas en el mundo de la gestión del conocimiento (y
una de las que es más importante desarrollar y pulir) es la de crear resultados
claros. La visión de los resultados puede ser desde una simple descripción de
proyectos, hasta el guión completo describiendo con todo detalle la situación
que se creará. Los tres pasos para desarrollar una visión son:
1)
Visualizar el proyecto mucho después de la fecha de finalización
2)
Visualizar un “¡ÉXITO ROTUNDO!” y descartar los “Si… pero”
3)
Registrar los nuevos rasgos, aspectos y valores que imagina
3.1. Lluvia de ideas
Una
vez sepa lo que quiere que suceda y el por qué, es cuando entra en juego el
mecanismo del “cómo”: “La mejor manera de tener una buena idea es tener muchas
ideas.” - Linus Pauling
Registre
sus ideas (elaborando mapas conceptuales y esquemas). En tal caso, tu mente, al
saber que tienes ideas, que después repasarás, te proporcionará otras distintas
que puedan ayudarte. Este proceso es conocido como “cognición distribuida”.
“Escriba
todas las notas y citas por separado en
tarjetas y cuando estés listo para ordenarlas, espárcelas por el suelo, observa
su estructura y descubre qué es lo que te falta”. - Edmunson
4. ORGANIZAR
Se
trata de hacer esquemas jerárquicos o diagramas de Gantt (fases del
proyecto, distribuidas en el tiempo) Llevar a cabo estos métodos ayudarán a
percibir una estructura básica.
Los
fundamentos de la organización son:
-
Identificar
las partes significativas
-
Organizarlas
por uno o más elementos
-
Detallar tanto
como sea necesario
5. ACCIONES SIGUIENTES
Lo
básico:
-
Decida las
acciones siguientes para cada una de las partes móviles actuales del proyecto
-
Si es
necesario, decida la acción siguiente del proceso de planificación
“Planificar
supone entrar en el corazón de las cosas, pero es usted quien tiene que
encontrar la salida” - Will Rogers
CAPÍTULO III:
PRACTICAR LA PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS
¿Cómo
empezar?: establecer el tiempo, el espacio y las herramientas.
“Es
más fácil actuar de modo que nos sintamos mejor, que actuar mejor por cómo nos
sentimos”. O.H. Mowrer
a) CONSEJOS RECOMENDABLES A SEGUIR AL PIE DE LA LETRA EN SUS
PROYECTOS Y TRABAJOS
1)
Reservarse el tiempo: Destinar un poco de tiempo a iniciar este proceso y
asegurarse de que dispone del espacio, los muebles y las herramientas
suficientes en su lugar de trabajo.
Intente
por todos los medios no ser molestado en el proceso; solo en caso de
emergencia. Busque, para ello “tiempo libre”: vacaciones, fines de semana…
2)
Preparar el espacio y una “bandeja de entrada” (fundamental)
Puede
que su lugar de trabajo sea una oficina, un aula…; por ello necesitará además
un espacio de trabajo en casa. Si viaja mucho, es recomendable que disponga de
un espacio móvil (un maletín/cartera, un portátil, USB, etc.)
NOTA
IMPORTANTE: ¡No comparta su
espacio!
3)
Dotarse de las herramientas adecuadas. Antes de empezar necesitará:
-
bandejas para
papel (3 mínimo)
-
un paquete de
hojas A4
-
un bolígrafo o
lápiz
-
post-its
medianos
-
clips
-
una grapadora
y grapas
-
cinta adhesiva
-
gomas
elásticas
-
una impresora
de etiquetas
-
archivadores
-
un calendario
o agenda
-
papeleras
normales o de reciclaje
b) RECOPILACIÓN
1)
Recopilación física: reunir el material en la “bandeja de entrada” (ya sea
incompleto o pendiente de una decisión) relacionado con una acción concreta.
Elimine
al momento lo que no sirva para nada; si es necesario, haga uso de una agenda,
notas, etc.; ordene su escritorio, cajones, etc.
2)
Recopilación mental: es recomendable que las ideas mentales se escriban en una
hoja en el momento de tenerlas; así podrá revisarlas más adelante. Esto ayuda a
tener la mente más clara y despejada, por lo que estará más dispuesta a
trabajar.
Es
recomendable organizar esas ideas o proyectos en hojas aparte (separando
temáticas); separe también los recordatorios (recados, agenda) de los
proyectos.
c) PROCESAMIENTO: VACIAR EL “CESTO”
1)
Elimine lo que no necesite (lo que elimine no podrá volver a añadirlo al cesto)
2)
Complete todas las acciones que requieran menos de 2 minutos
3)
Separe las acciones individuales de las grupales
4)
Escriba recordatorios de las acciones que requieran más de 2 minutos
(proyectos)
NOTA
IMPORTANTE: Procese los elementos
uno por uno, respetando un orden.
d) ORGANIZACIÓN: CREAR LOS RECIPIENTES APROPIADOS
Categorías
básicas:
-
Una lista de
proyectos (no deben contener planes detallados, ni deben estar ordenados por
prioridades, tamaño o urgencia; simplemente hay que anotarlos para dar una
visión general)
-
Material de
apoyo para los proyectos
-
Acciones e
información con fecha fijada de antemano
-
Una lista de
“Acciones siguientes”
-
Una lista de
“A la espera” (acciones delegadas o grupales)
-
Material de
consulta
-
Una lista de
“Algún día/tal vez”
“Las
personas que peor utilizan su tiempo son las primeras en quejarse de su
escasez” - Jean de la Bruyère
NOTA
IMPORTANTE: Haga listas de control
(para revisar las categorías anteriores al final de un proyecto): Revisión
semanal; revisión de viajes; de áreas laborales de responsabilidad; etc.
e) REVISAR: MANTENER LA
FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA
¿Qué
cosas debe tener en cuenta y cuándo? Lo primero que deberá hacer es mirar el
calendario o agenda (asuntos diarios); seguidamente, sería interesante echar un
vistazo a las listas de acciones.
“Para
que el conocimiento sea productivo tenemos que aprender a ver tanto el bosque
como los árboles. Tenemos que aprender a conectar” - Peter F Drucker
Actualice
el sistema a través de la revisión semanal. Esta incluye todo lo que debe hacer
para volver a vaciar la mente. Se trata de pasar por las 5 fases de flujo de
trabajo (recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer) Repase tanto lo que
ha hecho durante la semana, como lo que hará después.
f) HACER: ELEGIR LAS MEJORES OPCIONES
¿Cómo
decidir qué hacer? Mi respuesta es simple: Confíe en su corazón, intuición e
instinto.
Hay
tres marcos de prioridad que resultan ser extremadamente útiles a la hora de tomar
decisiones sobre acciones. (ver punto 5 del capítulo I)
1)
El modelo de cuatro criterios para escoger acciones al momento
2)
El modelo triple para evaluar el trabajo diario
3)
El modelo de seis niveles para revisar su propio trabajo
“Tu
trabajo consiste en descubrir cuál es su trabajo y, entonces, entregarte a él
de corazón” - Buda.
g) CONTROLAR LOS PROYECTOS
“Todos
los proyectos que tienen éxito parecen un desastre cuando están a medio
desarrollar” - Rosabeth Moss Cantor
¿Qué
proyectos debería planificar?
-
Los que siguen
reteniendo mi atención incluso después de haber determinado la acción siguiente
-
Aquellos para
los que surgen ideas potencialmente útiles y detalles de apoyo
NOTA
IMPORTANTE: Deberá tener en cuenta
las ideas aleatorias para proyectos. Para tener una idea de lo que quiere
planificar, relea el estudio sobre la organización expuesta previamente.
h) CONSEJOS FINALES A TENER EN CUENTA
“En
lugar de preocuparnos por anticipado, pensemos y planifiquemos por adelantado”
- Winston Churchill
“Libérese
de la tensión de lo que está haciendo y sienta la paz de lo que ha hecho” - Julia
Louis Woodroff
Dejar
de imaginar cosas negativas supondrá siempre un aumento de la energía. Tal como
dijo el experto en aprendizaje Steven Zinder: “En la vida hay dos
problemas: el primero, saber lo que se quiere pero no saber cómo conseguirlo.
El segundo, no saber lo que se quiere” Para ello, hay dos soluciones: crearlo y
hacer que suceda
Las
cosas que atraen su atención necesitan además su intención. “¿Qué significa eso
para mi?” “¿Qué quiero conseguir con esto?”…
“Una
visión sin una tarea es solo un sueño. Una tarea sin una visión es un trabajo
fatigoso. Pero cuando la visión y la tarea van de la mano son la esperanza del
mundo.” - Inscripción de una iglesia de Inglaterra
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